关于进一步规范办公用品定点采购的通知

各单位：

学院已通过招标确定新一轮办公用品定点采购服务供应商，现将有关事项通知如下：

一、办公用品定点采购服务合同适用范围

各单位常规使用的办公用品均须到定点企业采购，如遇特殊情况需采购合同清单外的办公用品，须另外填写采购申请单，报资产与采购管理部审核备案，如未提前报备将影响财务报账。  

（一)合同清单内

各单位须严格按照合同清单内的产品下单。

 (二）合同清单外

合同清单外的物品，若各单位决定向定点供应商进行采购，须按以下规则结算：

1、供货清单外产品货物供货时，所报单价较报价当天指定平台（京东、天猫官网直营店）中同品牌同型号商品的平均价为基准价（活动价不算），单价下浮率为15%。

2、服务期内，学院不同用户单位不同时期采购的物品为供货清单外的同一物品（品牌型号相同），第一年按照1条款确定的单价作为该产品服务期当年的供货单价，次年清零重新照1条款确定的价格作为该产品服务期次年的供货单价。

二、办公用品定点采购服务期

2023年7月1日起至2026年6月30日止。

三、下单人员

各单位仅能指定一人（资产管理员）与定点企业联系下单。

四、下单方式

线上为主，线下为辅。

（一）线上下单

商城链接：https://sfxh.efuli.com/#/coverPage

首次登录账号：手机号码；初始密码为:xh123456

    1、合同清单内：【福建师范大学协和学院】进入；

2、合同清单外：【福建师范大学协和学院-协和学院2】进入。

需求单位将京东、天猫官网直营店产品链接发给供应商对接人，供应商在【福建师范大学协和学院-协和学院2】上架后，需求单位在商城下单。

具体流程详见附件1：《线上下单流程指南》。

  （二）线下下单

若线上下单平台不能下单时，各单位可通过线下下单方式下单，待平台恢复后，须在平台上补录。

可依据《线下下单用表及供货清单》（见附件2）中的《2023-2026办公用品供货清单》填写《福建师范大学协和学院办公用品采购申请单（应急备用单）》下单。须经过单位负责人签字审批后，方可向供应商下单。

项目对接人：宋小英  

办公电话：83533882

    手机号：13609588794

微信号：

   五、结算须知

（一）付款方式

按季结算。次季度初10日之前结算上季度采购金额，供应商应向学院提供下列单据：

1.正式的，项目填写全面、清楚的发票；

2.有接货人签字的送货单。

（二）对账及报销

1、资产与采购管理部负责各行政单位的办公用品对账及报销工作；

2、各系（含国际教育学院、马克思主义学院、工会）负责本单位办公用品对账及报销工作。

各单位须核对好下单的订单信息、销售出库单、季度下单金额汇总表等资料，按季度结账。

六、问题及反馈

各单位对定点企业的服务、履约情况有异议的可向资产与采购管理部反馈。

联系人：张颖  联系电话：22868632

附件1：线上下单流程指南.pptx

附件2：线下下单用表及供货清单.xlsx

                                                    资产与采购管理部

2023年8月23日