协院学〔2021〕28号
关于做好2021届毕业生档案整理转递工作的通知
各系、国际教育学院：
为做好我院2021届毕业生档案转递工作，现将有关事项通知如下:
一、档案整理归档及装档
（一）各系要指定专人负责将毕业生高中阶段材料、招生录取材料、毕业生基本情况表、毕业生登记表、学习成绩单（原件）、毕业生体检表、入党（团）相关材料、在校期间奖惩材料及《全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书》（报到证白联）等应当归档的材料，统一装入福建师范大学协和学院毕业生档案袋，并在档案袋封面填写学生信息，在目录清单相应位置打“√”，确认无误后贴上密封条，在骑缝处加盖各系公章。
（二）需要寄送的福建师范大学协和学院毕业生档案装入EMS学生档案袋（以下简称EMS档案袋），在装袋时务必认真核对EMS档案袋详情单上的学生相关信息是否正确，确认无误后封口并贴上EMS档案袋专用密封条，最后在骑缝处加盖各系公章。
（三）各系在规整转往生源地的毕业生档案材料时，务必仔细核查该生高中档案，如《普通高校招生报名表》等原始存档材料显示的生源信息，以确保其生源地信息准确无误。
二、档案转递方向
（一）开具报到证的毕业生档案，按报到证中“档案材料”栏注明的档案管理部门转递。
（二）考取研究生的毕业生档案,按照录取院校提供的调档函或者录取通知书转递。
（三）未能按时毕业的学生档案，暂不转递，但各系务必明确管理人，切实保管好学生档案，以免丢失和毁损。
（四）录用为选调生的毕业生档案按具体规定寄发；参加“三支一扶”计划的毕业生档案直接寄往服务县（市、区）“三支一扶”办；志愿服务社区计划的毕业生档案直接寄往服务县（市、区）人力资源和社会保障局。
三、档案转递材料填写与交接
各系需按已派遣毕业生的档案去向信息分类整理毕业生档案。根据档案寄送方式，分为非邮寄档案和邮寄档案。
（一）非邮寄档案
拟转递至中国海峡人才市场、福建青年人才开发中心的毕业生档案，无需装袋邮寄。各系填写《毕业生档案移交表》（一式两份，附件1）、《毕业生档案批量录入表》（附件2），在备注中注明去向，将档案按照移交表名单的顺序排列，送交学生事务部就业指导中心。
（二）邮寄档案
拟寄往其他单位的毕业生档案，按要求填写《协和学院学生档案信息明细表》（附件3，以下简称“明细表”），依明细表内容填写或打印于邮政EMS面单上，确认信息无误后将面单贴于EMS档案袋指定处，并保管好存根。填写《毕业生档案移交表》，将EMS档案袋按照移交表名单顺序排列，送交学生事务部就业指导中心。
（三）交接时间安排
各系根据本单位报到证开具情况，在2021年7月6日前与学生事务部就业指导中心合理、有序、规范的完成毕业生档案交接、转递工作。
四、档案转递注意事项
（一）生源地是指学生入学前的户口所在地县（市、区）。特别注意：专升本的学生是指学生入专科学校前的户口所在地，而非专科学校所在地。
（二）毕业生档案由各系统一交接至学生事务部就业指导中心，不得交由毕业生自带或通过其它途径转递。
（三）交接档案使用《毕业生档案移交表》，此表一式两份，学生事务部就业指导中心和各系负责人各留一份。如因特殊情况需取回已交接的毕业生档案，需在备注栏写明情况，并由负责人签字确认。
（四）EMS档案袋密封前要认真检查EMS面单信息与档案袋上的毕业生姓名、专业、及档案转递方向是否一致。确认无误后密封，并在骑缝处加盖各系公章。
（五）毕业生档案由各系负责整理、核对、封口。在档案整理期间，学生事务部就业指导中心将对各系毕业生档案材料的整理及档案转递材料的填写情况进行抽查。
（六）各系要确定专人负责本单位毕业生档案的寄发和遗留问题处理工作，并向毕业生公布档案去向信息。各系在档案整理过程中如遇任何问题，请与学生事务部就业指导中心联系，联系人：张甸，联系电话：22868665。
附件：1.毕业生档案移交表
2.毕业生档案批量录入表
3.协和学院学生档案信息明细表
福建师范大学协和学院学生事务部
2021年6月22日
