为进一步规范学院相关会议室的管理，保障学院管理工作的有序运行，特制定本规定。

一、会议室基本情况及管理安排

（一）会议室基本情况

（二）管理安排

1.各管理单位负责相应会议室的调配使用和安全、卫生的监督管理，物业公司负责会议室的开放关闭、财产安全、卫生保洁及会议后勤服务等具体管理工作，图书信息中心负责信息楼会议厅、学术报告厅及多功能厅的设备使用和维护管理；

2.各会议室以保证学院会议及公务活动的安排为原则，第五会议室、多功能厅遇有特殊情况，由办公室统一调配使用；

3.各会议室的主要用途：

（1）第一会议室主要用于学院重要会议（如党政联席会议、党委会、院务会议、院务办公会议等）、接待重要来宾及其它重要活动；

（2）第二、三、四会议室主要用于学院小型会议及其他业务活动；

（3）第五会议室主要用于学生事务部组织的各种会议及业务活动；

（4）信息楼会议厅主要用于各类中大型会议、接待成团来客及其它中大型活动；

（5）学术报告厅主要用于召开大型会议及各类学术讲座、报告等；

（6）多功能厅主要用于中型会议及系一级以上的集体活动、文娱活动等。

二、会议室的使用申请

1.提请学院安排会议的单位须在每周五下班前将会议申报单（学院网站下载）发送到学院办公室邮箱（cuc@fjnu.edu.cn），由办公室在周会议表中统筹安排。申请单位可在周一上午10：00后登陆学院网站查询学院周会议表确认会议安排情况；

2.各单位临时申请使用会议室的须提前半个工作日向会议室管理部门申请并备案，由会议室管理部门统一协调后通知物业公司相关人员做好会务工作；

3.申请使用信息楼会议厅、学术报告厅、多功能厅的单位须在学院网站下载使用申请表，填写并由单位负责人签字盖章后报送会议室管理部门审批（申请表一份由会议室管理部门留档，另外两份由申请单位送至物业管理人员及图书信息中心技术人员处）；

4.院外单位申请使用信息楼会议厅、多功能厅及学术报告厅的须填写使用申请表并经院级领导审批，同时缴纳相应的管理费用。

三、会议室使用要求

1.图书信息中心和物业人员要根据学院会议日程安排表和审批单(临时会议由会议室管理部门通知)，于会议开始前半个小时到场做好相关会务工作。图书信息中心主要负责调试灯光、音响、多媒体设备等；物业人员要做好茶水准备、卫生清理、桌椅摆放等工作，确保会散、人走、窗关、电源关、设备齐、门上锁；

2.各使用单位应爱护会议室的设施设备，会议室各项设备仅限相关人员操作，如擅自使用造成损坏的，应承担相应赔偿责任；

3.各使用单位应保持会议室的整洁和卫生；

4.各单位在使用会议室期间需要悬挂横幅、宣传资料或改变室内桌椅排放方式的，必须事先征得会议室管理部门同意方可实行；

5.会议室管理部门有权监督检查相关单位对会议室的使用、维护和管理，发现问题报请学院按相关规定处理。

四、本规定由学院办公室负责解释，自公布之日起施行。