第一章  总 则

第一条  为提高我院档案工作水平，更有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》的规定，结合我院实际情况，制定本办法。

第二条  本办法所称档案是指学院从事招生、教学、科研、管理、组织人事等活动直接形成的对学生、学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条  档案工作是学院重要的基础性工作，学院应当把档案工作纳入整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。

第四条  学院应当将学院档案工作所需经费列入学院预算，保证档案工作的需求。设立专项经费，为档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与学院数字化校园建设同步进行。

第五条  学院有关部门应当为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，应按照相应的库房建设要求及时进行改扩建或者新建。

第六条  全院各单位和个人均应遵守国家档案工作有关法规及本办法的规定，依法行使与档案事务有关的权利，履行应尽的义务。

第二章  机构设置与人员配备

第七条  学院档案馆是保存和提供利用我院档案的专门机构，由相关院领导分管，同时接受上级档案行政管理部门的指导、监督和检查。

第八条  学院档案馆的基本职能如下：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划全院档案工作；

（二）拟订我院各类档案工作的规章制度，并负责贯彻落实，对全院各单位档案工作进行监督、指导和检查；

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管我院各类档案及有关资料；

（四）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（五）开展档案的开放和利用工作；

（六）开展学院档案工作人员的业务培训、参加档案工作协作与交流；

（七）学习、研究和采用新技术，推行档案管理现代化；

（八）严格执行保密制度；

（九）完成学院领导及上级业务主管部门交办的其他任务。

第九条  各单位应配备相应的专（兼）职档案员，具体承办本单位档案材料的积累、立卷和向学院档案馆移交档案等工作。

专（兼）职档案人员职责：

（一）贯彻执行学院档案工作的政策和规定；

（二）负责本单位档案材料的收集、保管、整理、立卷和归档工作，保证归档材料的完整、准确和系统；

（三）接受学院档案馆的业务指导和督促检查；

（四）维护档案材料的安全，做好保密工作，及时向学院档案馆移交档案；

（五）对按照规定不向学院档案馆移交或暂不移交的档案材料，应建立健全相应的科学管理制度，确保档案材料安全，并积极提供服务和利用。

第三章  档案管理

第十条  对纸质档案材料和电子档案材料应当实行同步归档。文件材料的归档范围是：

（一）党群类：主要包括学院党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学院关于党群管理的文件材料。

（二）行政类：主要包括学院行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学院关于人事管理、行政管理的材料。

（三）学生类：主要包括学院培养的学历教育学生的学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。

（五）科研类：主要包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励等活动的文件材料。

（六）基本建设类：主要包括综合管理、可行性研究、设计基础、设计文件、工程管理、施工文件、竣工验收、基建财务、器材管理等八个方面的材料，重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。

（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（八）产品生产类：主要包括学院在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

（九）出版物类：主要包括学院自行编辑出版的学报、其他学院刊物及本院出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

（十）外事类：主要包括学院派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学院聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学院开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学院授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

（十一）财会类：主要包括综合管理、会计凭证、会计账簿、会计报表、工资清册等材料，重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料。

（十二）人事类：主要包括反映教职工自然情况和德能勤绩廉等方面的档案材料。

归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式，具体参照学院各类档案管理相关细则执行。

第十一条  实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度，并纳入教学、科研和管理人员的职责范围。

学院各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向学院档案馆移交。

第十二条  归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，不能用易褪色、易变质的材料书写，不能有金属物装订。要符合有关规范和标准的要求。电子文件归档要求参照《福建师范大学协和学院电子文件归档与电子档案管理暂行细则》执行。

第十三条  档案材料归档时间和手续为：

（一）各部门应当在规定的时间内向学院档案馆移交档案。

（二）档案的移交、接收必须履行相应的手续，填写移交清册一式二份，并由交接双方签名盖章。

第十四条  学院档案馆应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。

第十五条  学院档案馆参照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，制订《福建师范大学协和学院归档范围和保管期限表》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报分管院领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第十六条  学院档案馆应当采取先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第十七条  学院档案馆应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患。

第十八条  档案的保管必须配置专用库房，配备防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防磁、防高温和防强光等设施。

第十九条  为确保档案齐全完整、系统安全和便于开发利用，档案实行集中统一保管。学院档案馆保管全院的文书档案、教学档案、基建档案、科研档案、财会档案、声像档案、设备档案、出版物档案、干部人事档案、房产档案、印鉴档案等。

第四章  档案的利用与公布

第二十条  学院档案馆应当按照国家有关规定公布档案。未经学院授权，其他任何组织或个人无权公布学院档案。

属于下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第二十一条  凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可利用已公布的档案。加盖学院档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第二十二条  学院档案馆是学院出具档案证明的唯一机构。应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，学院档案馆应当无偿和优先提供。

第五章  考核、奖励与处罚

第二十三条  学院及各部门应建立档案工作检查、考核和评估制度，明确分管领导和专（兼）职档案人员的岗位职责。对于在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励。

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史研究工作中做出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学院档案馆的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第二十四条  有下列行为之一的，学院应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第六章  附 则

第二十五条  根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等法规和本办法的要求，结合我院实际情况，由学院档案馆分别制订文书、教学、基建、科研、财会、声像、设备、出版、人事等各类档案的管理细则。

第二十六条  本办法自颁布之日起执行，由学院档案馆负责解释。